2. Организация документооборота. Правила документооборота определяются формой счетоводства, принятой в организации (или выбранной - для вновь созданных организаций), а также объёмом основной и предпринимательской деятельности учреждений и особенностями менеджмента основной деятельности.

В бюджетных учреждениях документооборот организуется, как правило, в соответствии с требованиями отдельных нормативных актов, принимаемых на уровне органа федерального управления (министерства, службы или агентства), регламентами и т.п.

Целесообразность разработки графика документооборота - направление движения документов и сроки их представления в соответствующие подразделения учреждения (например, от складов до центральной бухгалтерии) - может быть обусловлена тем, что сроки обработки некоторых первичных документов напрямую влияют на эффективность использования бюджетных средств, своевременность представления отчётных данных и их качество.

В графике документооборота целесообразно отразить следующие элементы:

наименование документа;

последовательные этапы его обработки;

сроки обработки документа на каждом этапе;

перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки;

сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

Обязанность по составлению графика документооборота (в части движения документов бюджетного учёта) возлагается на главного бухгалтера. Материально ответственным и другим должностным лицам вручаются выписки из графика документооборота.

Документы, служащие основанием для записей в регистрах бюджетного учёта, должны представляться в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота.

С лицами, предусмотренными действующим законодательством ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей, заключаются в установленном порядке письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.

Материальные ценности получает лицо, полномочия которого подтверждаются доверенностью, оформленной по установленным формам.

Материально ответственные лица представляют первичные учётные документы по приходу и расходу товарно-материальных ценностей при реестре сдачи документов (по приходным и расходным документам). После проведённой в присутствии материально ответственного лица проверки правильности оформления представленных первичных учётных документов реестр с подписью работника бухгалтерии возвращается материально ответственному лицу.

. Применение форм первичной бухгалтерской документации. Для ведения бюджетного учёта в учреждении применяются формы класса 05 «Унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) согласно приложению № 2 к Инструкции по бюджетному учёту и отдельные формы первичных учётных документов класса 03 ОКУД «Унифицированная система первичной учётной документации». Кроме того, приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. № 123н утверждены формы регистров бюджетного учёта для органов государственной власти Российской Федерации, федеральных государственных учреждений. Эти формы должны применяться при ведении учёта наравне с унифицированными.