Все расходы учреждений можно условно разделить на две большие группы:

расходы, включаемые в стоимость нефинансовых активов (фактическую стоимость материальных запасов, первоначальную стоимость объектов основных средств, объектов непроизведённых и нематериальных активов). Отличительной особенностью данного вида расходов является то, что они, как правило, осуществляются в одном отчётном периоде, а возмещаются за счёт соответствующих источников финансирования в другом;

Расходы, стоимость которых списывается непосредственно в том отчётном периоде, в котором они произведены. Очевидно, что особенность таких расходов заключается в отсутствии взаимосвязи с формированием стоимости нефинансовых активов.

Расходы первой группы отражаются по дебету счетов учёта нефинансовых активов: счета учёта материальных запасов, капитальных вложений, а также счёт учёта стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг) - в корреспонденции со счетами учёта обязательств, денежных средств, а также счёта чёта амортизации внеоборотных активов. По нашему мнению некоторые виды расходов могут включаться в стоимость нефинансовых активов посредством их списания с кредита аналитических счетов, открываемых к счёту 040101200 «Расходы учреждения». К таким расходам могут быть отнесены, например, расходы, принадлежность которых к виду деятельности в момент осуществления определить невозможно: общехозяйственные, общепроизводственные и другие подобные расходы. Расходы, включённые в стоимость материальных запасов, учитываются при определении финансового результата учреждений (040103000) после фактического списания этих запасов (их передачи в эксплуатацию). Расходы, включённые в первоначальную стоимость объектов основных средств, объектов нематериальных и непроизведённых активов, списываются на счёт учёта финансового результата посредством начисления амортизации, за исключением непроизведённых активов, на которые амортизация не начисляется.

Расходы второй группы отражаются на аналитических счетах, открываемых к счёту 04010200. В конце отчётного года обороты по каждому аналитическому счёту списываются в дебет счёта 040103000 (в кредит счёта 040103000 списываются полученные учреждением доходы). Некоторые виды расходов, как отмечалось выше, могут списываться в дебет счетов учёта нефинансовых активов.

Рис. 1 Схема отражения операций в бюджетном учёте

Особенности осуществления расходов первой группы и их отражения в бюджетном учёте целесообразно рассматривать с точки зрения формирования стоимости нефинансовых активов. Поэтому мы ограничимся только анализом расходов, которые отражаются на счетах, открываемых к счёту 040101200 «Расходы учреждения».

При организации и ведении бюджетного учёта расходов учреждения следует иметь в виду, что структура счетов, открываемых к счёту 040101200, в целом соответствует системе кодов экономической классификации расходов, используемых в бюджетной классификации. Исключение составляет группировка расходов по оплате труда и начислений на данные выплаты (Бюджетной классификацией предусмотрена детализация по трём кодам, Инструкцией по бюджетному учёту - только по двум), а также числовое значение кода прочих расходов (в Бюджетной классификации - 290, в Инструкции по бюджетному учёту - 280).

Отдельные группы расходов учреждений нужно рассматривать применительно к принципам группировки расходов, использованным в Инструкции по бюджетному учёту при формировании Плана счетов бюджетного учёта.

040101210 «Расходы по оплате труда и начисления на выплаты по оплате труда».

Инструкцией по бюджетному учёту рекомендуется открывать к счёту 040101210 счета:

«Расходы по оплате труда»;

«Расходы по прочим выплатам»;

«Расходы по начислениям на выплаты по оплате труда».

040101211 «Расходы по оплате труда».

На этом счёте учитываются расходы, произведённые в форме расчётов по оплате труда со штатными работниками бюджетных учреждений по всем категориям выплат, предусмотренным трудовым законодательством, трудовыми договорами (коллективными и индивидуальными), отраслевыми тарифными соглашениями.