Исчисление налоговой базы и суммы налога производится без учета доходов, одновременно получаемых от других налоговых агентов.

Заполняется Налоговая карточка на основании данных расчетно-платежных ведомостей и иных регистров учета по начислению работнику доходов.

По окончании налогового периода (календарного года) Налоговая карточка за истекший налоговый период должна быть выведена на бумажный носитель и подписана лицом, ответственным за ее ведение.

Индивидуальными предпринимателями налоговая база определяется на основании Книг учета доходов и расходов и хозяйственных операций.

Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, определяют налоговую базу на основе справок о полученных доходах и удержанных налогах по форме № 2-НДФЛ.

Согласно статье 240 НК РФ налоговым периодом по налогу на доходы физических лиц признается календарный год, а отчетным периодом - месяц. Виды налоговой отчетности по налогу на доходы физических лиц определены статьями 229 и 230 НК РФ.

Для физических лиц, которые самостоятельно исчисляют и уплачивают налог на свои доходы, таким отчетом является налоговая декларация. Налоговую декларацию также придется заполнять и сдавать в налоговые органы физическим лицам, желающим получить социальные и имущественные налоговые вычеты, которые с 2001 года предоставляются только налоговым органом на основании поданной налогоплательщиком декларации.

Для налоговых агентов в отношении налоговой отчетности сохраняются следующие обязанности:

вести персональный учет доходов, выплаченных каждому физическому лицу - налогоплательщику;

ежегодно (не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом) предоставлять в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных в налоговом периоде налогов;

выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога;

письменно сообщать в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать у налогоплательщика исчисленный налог и сумме задолженности налогоплательщика (напомним, что данную обязанность налоговый агент должен исполнить в течение одного месяца со дня возникновения соответствующих обстоятельств).

Учет доходов, выплаченных налоговым агентом физическому лицу после 1 января года и подлежащих налогообложению в соответствии с главой 23 НК РФ, ведется по форме № 1-НДФЛ "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц". Сведения о доходах физических лиц, полученных ими в следующем году, предоставляются в налоговые органы и выдаются налогоплательщикам по форме № 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 2009 год". По этой же форме налоговым агентам рекомендовано сообщать в налоговые органы по месту своего учета о невозможности удержания налога у налогоплательщика и сумме образовавшейся задолженности по налогу с доходов за предыдущий год. При смене места работы налогоплательщиком в текущем году для предоставления льгот по налогу на новом месте работы необходимо по этой же форме предоставить справку с прежнего места работы по доходам текущего налогового периода для правильного исчисления дохода нарастающим итогом с начала года. Каждому виду доходов физического лица присвоен соответствующий код, позволяющий идентифицировать доходы налогоплательщика. Справочник "Виды доходов" и является приложением к формам 1-НДФЛ и 2-НДФЛ. Тем же приказом в качестве приложений к отчетным формам утверждены справочники "Виды документов, удостоверяющих личность налогоплательщика", "Налоговые вычеты", "Коды регионов РФ".

Установлены две формы налоговых деклараций:

а) для налоговых резидентов РФ - форма 3-НДФЛ;

б) для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ, - форма 4-НДФЛ.